Pembelian Bahan dan Biaya

1. Pengertian Biaya

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.

Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaan tidak meyimpang dari tujuan yang telah ditentukan. Jdi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun masa yang akan datang.



2. Pegendalian Biaya

Pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkat efesiensi operasi perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari 2 sisi, yaitu:

1) Aliran Biaya

Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:

a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku

b. Pengolahan bahan baku dan dikombinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses

c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual

· Unexpired product cost, biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku menjadi barang jadi, selama belum terjual belum merupakan biaya tapi merupakan aktiva

· Expired cost, setelah barang dijual atau sering juga disebut dengan harga pokok penjualan makanan dan minuman

2) Aliran dokumen

Dokumen dalam sutau perusahaaan dipakai sebagai alat komunikasi antar bagian dan sebagai bukti transakasi yang mendukung dalam penyiapan laporan biaya:

a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang

Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang/bahan yang diperlukan biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan F&B.

b. Aliran dokumen pengambilan bahan untuk operasi hotel

Setelah barang tersedia di general store maupun di dairy store, barang akan dikeluarkan sesuai dengan permintaan dari masing-masing departemen yang ada dihotel


3. Pembelian Persediaan

Persediaan barang dihotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut (terutama untuk barang dairy product) sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

· Temperatur ruangan

· Kebersihan dan kerapian penyusunan barang

· Metode penyimpanan barang

· System ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan dihotel:

· Menjaga kontinuitas usaha

· Mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak

· Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

· Membuat perencanaan pembelian yang optimal

· Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di general store sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di daily store.


4. Bagian Yang Terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

a) Departemen yang memerlukan barang

b) Gudang (general store/storeroom)

c) Pembelian (purchasing)

d) Penerimaan (receiving)

e) Cost control

f) Account payable (hutang usaha)


5. Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase requestion (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang/departemen outlet atas dasar persediaan minimum

2. Purchase order (PO) formulir yg mencatat pemesanan barang untuk kenutuhan operasional hotel

3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik

4. Daily receiving report (DRR), dalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunkan sebagai pembanding

6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang

7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat control oleh cost control



6. Prosedur Pembelian Persediaan

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia digudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia digudang sudah mencapai persediaan minimum. PR umumnya dibuat dalam rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:

· Cost control, sebagai alat control

· Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

· Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana harus mendapat persetujuan dari accounting departemen head dan general manajer, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada :

· Supplier yang ditunjuk

· Cost control, sebagai control

· Gudang, sebagai informasi pembelian

· Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang

· Purchasing, sebagai arsip

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel

4. Penerimaan barng dihotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan dari :

· Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya

· Cost control untuk persetujuan harga

· Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

· Cost control

· Gudang, sebagai informasi

· Purchasing sebagai arsip

· Account payable, sebagai dasar mencatat hutang

· Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang setelah menerima barang bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI

6. Sedangkan cost control berdasarkan salianan PR, PO, MI akan mencatat pembelian dalam cardex dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha

7. MI setiap hari dipilah perjenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian barang untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report


7. Laporan Yang dihasilkan

Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang, dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.