PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

            Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.

Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara lain :

1.      Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

2.      Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.

3.       Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.

4.      Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.

5.      Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

PRINSIP – PRINSIP UMUM AUDIT :

            Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini, dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas professional. Prinsip tersebut antara lain:

1.      Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria (peraturan, kebijakan, tujuan, rencana, standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasikan wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.

2.       Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.

3.      Auditor harus mengklarifikasikan ketidaksesuaian yang terjadi antara aktifitas produksi dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untuk peningkatan.

TUJUAN AUDIT

Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui :

1.      Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar)

2.       Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.

3.      Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, antara lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.

4.       Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.

5.       Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis. Efektif dan efisien.

6.       Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas dan waktu yang telah ditetapkan.

7.       Setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

MANFAAT AUDIT

Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai bagaimana fungsi ini berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Secara rinci audit ini memberikan manfaat sebagai berikut :

1.      Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.

2.      Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambatan-hambatan yang dihadapi.

3.      Dapat menetukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.

4.      Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan.

TAHAP – TAHAP AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI :

Tahap audit produksi meliputi :

1.      Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan diaudit mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan operasi.

Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan (menduga) kelemahan – kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee.

2.      Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen

Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama fungsi produksi dan operasi serta variable-variabel yang mempengaruhinya. Veriabel – variable ini meliputi berbagai kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktifitas, praktik yang sehat, dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber yang dibutuhkan dalam menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut.

Pada tahap ini auditor juga mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan – gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi dan operasi.

Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini, auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya. Auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya (definitive audit objective) yang akan didalami pada audit lanjutan.

3.      Audit Lanjutan (terinci)

Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan (nonconformances) yang ditemukan auditor.

Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan ( audit checklist) yang ditunjukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.

4.      Pelaporan

Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut :

·         Informasi Latar Belakang

·         Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit

·         Rumusan Rekomendasi

·         Ruang lingkup audit

5.      Tindak lanjut

Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan ( kekurangan) yang masih terjadi pada perusahaan.

RUANG LINGKUP AUDIT

Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi :

a.       Rencana produksi dan operasi

Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktifitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keungan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat timbal balik hasil investasi yang dipersyaratkan investor.

Suatu rencana induk memuat tentang :

1.  Jadwal induk produksi.

2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi.

3. Tingkat persediaan.

4. Perencanaan keseimbangan lintas produksi.

b.      Produktivitas dan peningkatan nilai tambah.

Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara signifikan memberi keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya.

Keunggulan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi:

·         Penghapusan Persediaan (Zero inventory)

Metode ini menggunakan Just in Time  dalam menurunkan persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut.

·         Tingakat cacat no (zero defect).

Metode produk ini membangun suatu system produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

·         Meminimalkan kebutuhan tempat (areal).

Upaya memenimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang terintegrasi dengan gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.

·         Kemitraan dengan pemasok.

Melibatkan pemasok ke dalam rencana keberhasilan perusahaan merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjalankan rencana dan standart kebutuhan bahan kepadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di perusahaan.

·         Meminimalkan aktifitas yang tidak menambah nilai.

Melalui suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus – menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktifitas – aktifitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.

·         Pengembangan angkatan kerja.

Dengan secara terus – menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan kerja.

Selanjutnya lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi :

§  Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan).

§  Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur.

§  Penanganan material yang terlalu sering.

§  Persediaan (bahan baku/dan atau barang jadi).

§  Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.

§  Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan).

§  Pengolahan kembali produk cacat.

·         Menciptakan tantangan dalam bekerja.

Maksudnya disini mampu menciptakan hal – hal baru dalam pekerjaan atau ber eksperimen mencoba hal baru yang mampu membuat kita untuk tambah maju dan tidak monoton.

c. Pengendalian Produksi Dan Operasi

            Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (criteria) operasi yang ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar keseimbangan antara sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat dipertahankan.

Tujuan pengendalian produksi dan operasi :

1.       Maksimumkan tingkat pelayanan pelanggan.

Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan ekstranal tetapi yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi yamg tidak kalah pentingnya adalah pelanggan internal.

2.      Minimumkan investasi pada persediaan .

Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus terintegrasi dengan jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan rencana (jadwal) penyerahan kepada pelanggan. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth product Ion flow) dengan persediaan yang minimum dan waktu tunggu yang pendek.

3.      Efisiensi produksi dan operasi.

Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja    pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan (aktifitas tidak bernilai tambah) yang terjadi.

      Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal – hal berikut :

1.          Pengendalian bahan baku.

Pengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Pengendalian bahan baku mencakup keseluruhan aktivitas yang berhubungan dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan, penanganan pada saat diterima, penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses produksi.

2.          Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi.

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk mematikan bahwa semua peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan ketentuan penggunaannya.desain dan penempatan peratan yang tepat menjadi faktor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien mampu menghasilkan produk tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.

3.          Pengendalian transformasi.

Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pengendalian transformasi memegang peranan penting untuk memastikan bahwa proses pengolahanini bejalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Pada pengendalian ini tugas seorang (tim) pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas, kualitas, dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujuan tersebut, pengendalian ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan, inspeksi sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dari pemprosesan ulang.

4.          Pengendalian kualitas.

Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi, yang hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali kualitas. Sistem biaya kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.

5.          Pengendalian barang jadi

Merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan barang setelah selesai diproduksi. Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam proses, penyimpanan, atau pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan pelanggan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya melalui tahapan : (1) verifikasi penanganan, penyimpanan dan inspeksi, (2) pengujian dan distribusi.