Audit Sumber Daya Manusia

1.      Pengertian Audit Sumber Daya Manusia

Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi)  terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningktkan kinerja dari program/aktivitas tersebut.

Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara:

1)      Menyediakan umpan balik nilai kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dn tujuan perusahaan.

2)      Menilai kualitas praktik, kebijakan dan pengelolaan SDM.

3)      Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan.

4)      Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM.

5)      Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara-cara meningkatkannya.

6)      Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM.

7)      Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.

2.      Kerangka Kerja Audit Sumber Daya Manusia

Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengelolaan SDM dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Dalam hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap pencapai tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan tersebut dan merekomendasikan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan rekomendasi dari hasil audit, perusahaan melakukan perubahan (perbaikan) dan mengevaluasi pengaruh perubahan-perubahan dari hasil audit.

3.      Tujuan Audit Sumber Daya Manusia

Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari dilakukannya audit tersebut, antara lain:

1)      Menilai efektivitas dari fungsi SDM.

2)      Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif dan efisien.

3)      Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.

4)      Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.

5)      Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbgai program/aktivitas SDM.

4.      Manfaat Audit Sumber Daya Manusia

William B. Wertther, Jr. dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari audit SDM antara lain:

1)      Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap organisasi.

2)      Meningkatkan citra profesional Departemen SDM.

3)      Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan Departemen SDM.

4)      Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab Departemen SDM.

5)      Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.

6)      Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM.

7)      Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam praktik SDM.

8)      Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif.

9)      Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM.

10)  Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

5.      Pendekatan Audit Sumber Daya Manusia

Ada tiga pendekatan utama dalam audit SDM, yang umum digunakan, yaitu:

1)      Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku.

Audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan, apakah telah sesuai dengan aturan dan hukum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas dan apakah setiap komponen dalam organisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut. Manajemen puncak harus menyadari bahwa manajer di setiap tingkat berkewajiban untuk mentaati peraturan dan ketentuan hukum yang berlaku.

Berbagai program seperti peningkatan kesejahteraan karyawan, keselamatan kerja, peningkatan keterampilan dan keahlian karyawan, sering menjadi sorotan audit. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya perlu untuk diaudit adalah bagaimana karyawan melaksanakan kewajiban dan tanggungjawabnya secara profesional dalam kerangka aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.

2)      Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi.

Keselarasan tujuan departemen SDM mulai dari tujuan para karyawannya sampai tujuan berbagai program yang ditetapkan pada departemen ini, dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan, harus menjadi pertimbangan utama dalam penyusunan rencana di departemen SDM. Adanya keselarasan tujuan akan menjadikan aktivitas organisasi berjalan seirama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Disamping itu, hal ini juga dapat menhindari benturan antarbagian yang ada, yang dipicu oleh kebutuhan jangka pendek masing-masing bagian berdasarkan ego sektoral masing-masing.

Pemahaman terhadap tujuan perusahaan dan strategi pencapaiannya, menjadi dasar dalam penyusunan program setiap fungsi bisnis. Tren yang berkembang saat ini, dimana SDM adalah sumber kekuatan bersaing perusahaan, menantang manajer SDM untuk berinovasi dalam menciptakan model pengelolaan SDM yang tepat, sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan. Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing menuntut adanya program pengelolaan SDM yang secara optimal memberikan ruang dan waktu terhadap keterlibatan SDM dalam keberhasilan perusahaan.

3)      Menilai kinerja program

Mengukur kinerja program berarti menghubungkan aktivitas aktual program SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Disamping ukuran-ukuran keberhasilan, penilaian kinerja program juga dihubungkan dengan strategi dan rencana yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai tujuannya fungsi SDM menetapkan berbagai program sebagai implementasi rencana yang telah ditetapkan. Audit SDM melakukan evaluasi secara komprehensif terhadap kinerja program yang dilaksanakan pada perusahaan. Penilaian ditekankan pada ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas program dalam mencapai tujuannya. Dari hasil audit akan diketahui apakah beberapa program masih mungkin untuk ditingkatkan kinerjanya, atau memang program tersebut belum berjalan secara maksimal karena dihadapkan pada suatu kondisi di luar kemampuan manajemen untuk mengendalikannya dan bagaimana tindak lanjut yang mungkin dilakukan untuk memperbaiki kekurangan yang masih terjadi pada program-program SDM tersebut.

6.      Langkah-langkah Audit

Secara umum ada lima tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen dan audit SDM mengacu pada tahapan ini dalam pelaksanaannya. Langkah (tahapan) tersebut meliputi:

1)      Audit pendahuluan

Pada tahap ini, auditor menekankan auditnya pada pencarian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit. Informasi yang diperoleh pada tahap ini akan mengantarkan auditor pada perumusan tujuan audit sementara. Tujuan audit dalam audit dalam audit SDM harus dirumuskan terlebih dahulu dan memerlukan suatu survei awal untuk memahami kondisi yang terjadi berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit dan masih memerlukan perbaikan untuk mendukung keberhasilan perusahaan di masa depan. Tujuan audit terdiri dari tiga elemen yaitu kriteria, sebab, dan akibat.

Kriteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi. Berbagai peraturan, kebijakan, dan ketentuan lain yang ditetapkan perusahaan sebagai pedoman dalam beraktivitas adalah kriteria. Kriteria inilah yang menjadi dasar bagi auditor dalam melakukan penilaian terhadap program/aktivitas yang diaudit. Kriteria dapat berupa:

a.       Rencana SDM.

b.      Berbagai kebijakan dan peraturan tentang SDM.

c.       Tujuan setiap program SDM.

d.      Standard Operating Procedure (SOP) yang dimiliki perusahaan.

e.       Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan.

f.       Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang telah ditetapkan perusahaan.

g.      Peraturan pemerintah.

h.      Standar (norma) yang merupakan best practice yang ditetapkan oleh perusahaan sejenis dalam bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan.

i.        Kriteria lain yang mungkin untuk diterapkan.

Penyebab merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM saat ini. Penyebab ini ada yang bersifat positif, dimana aktivitas yang terjadi sangat mendukung tercapainya tujuan dari program/aktivitas yang dilaksanakan. Disamping itu, penyebab ada juga yang bersifat negatif, dimana aktivitas yang terjadi menyebabkan tidak tercapainya tujuan dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau bahkan perusahaan mengalami kerugian secara finansial maupun nonfinansial.

Akibat merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan kriteria) dengan aktivitas aktual yang terjadi di lapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi.

2)      Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program SDM.

Sistem pengendalian berfungsi untuk mengendalikan proses agar berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam audit SDM, auditor harus memahami hal ini terutama yang berkaitan dengan pengelolaan SDM. Beberapa hal yang berhubungan dengan sistem pengendalian manajemen yang harus diperhatikan oleh auditor dalam audit SDM antara lain:

a.       Tujuan dari program/aktivitas SDM harus dinyatakan dengan tegas dan jelas.

b.      Kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program/aktivitas kualifikasi SDM yang terlibat (menjadi sasaran)dari program/aktivitas SDM yang dilaksanakan.

c.       Anggaran program.

d.      Pedoman/metode kerja, persyaratan kualifikasi.

e.       Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan.

f.       Standar (ukuran) kinerja program.

Berdasarkan review sistem pengendalian manajemen ini, auditor dapat memutuskan tentang tujuan audit sementara dan dapat menentukan untuk melanjutkan atau berhenti melakukan audit ini.

3)      Audit lanjutan

Dalam temuan audit yang diperoleh, auditor meringkas dan mengelompokkan terhadap temuan tersebut kedalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab, dan akibat. Berbagai kelompok temuan tersebut kemudian dianalisis untuk memahami apakah permasalahan yang terjadi merupakan permasalahan yang berdiri sendiri atau saling terkait dengan permasalahan-permasalahan yang lain. Berkaitan dengan hal ini auditor harus mengembangkan temuan secara cermat sehingga dpat diketahui adanya penyimpangan yang terjadi, apa penyebab dari penyimpangan tersebut, apa akibat yan harus ditanggung perusahaan berkaitan dengan terjadinya penyimpangan tersebut. Dari berbagai kekurangan yang ditemukan kemudian auditor menyusun suatu rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar tidak terulang lagi di masa yang akan datang.

4)      Pelaporan

Laporan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami. Laporan audit harus memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit, dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut. Dalam laporan juga harus disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor sebagai alternatif perbaikan terhadap penyimpangan (kekurangan) yang masih terjadi. Sebagai kelengkapannya laporan juga harus menyatakan ruang lingkup dari audit yang dilakukan.

5)      Tindak lanjut

Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi ayng diajukan auditor. Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersama-sama dalam melaksanakan tindak lanjut perbaikan tersebut. Pada dasarnya keputusan untuk melakukan tindak lanjut sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi dalam pelaksanaannya, auditor mendampingi agar tindak lanjut berjalan sesuai dengan rekomendasi yang diajukan dan dapat mencapai tujuannya.

7.      Ruang Lingkup Audit

SDM harus dikelola sebagaimana halnya aset yang dimiliki perusahaan. Jadi, pola pikir pemberdayaan karyawan harus menjadi dasar dalam pengelolaan SDM ini. Ruang lingkup audit SDM dibagi ke dalam tiga kelompok, sesuai dengan administrasi aset tetap pada umumnya, yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian penggunaan sebagai berikut:

1)      Rekrutmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM hingga proses seleksi dan penempatan.

2)      Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM setelah ada di perusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan.

3)      Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri maupun pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan.

8.      Program Kerja Audit

Program kerja audit, atau cukup disebut dengan program audit, merupakan rencana dan langkah kerja yang harus diikuti oleh auditor dalam melaksanakan tugas audit, berdasarkan tujuan dan tujuan audit yang telah ditetapkan. Program kerja audit ini memuat beberapa pertanyaan dan langkah kerja untuk memperoleh temuan audit, sesuai dengan tahapan-tahapan audit. Pada bagian ini diuraikan program audit secara umum untuk keseluruhan proses SDM mulai dari penerimaan karyawan sampai pemutusan hubungan kerja.

9.      Audit Atas Perolehan SDM

1.    

2.    

3.    

4.    

5.    

6.    

7.    

8.    

9.    

9.1.   Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan tanggung jawab yang harus dikelola perusahaan dalam mencapai tujuannya.menjadikan SDM sebagai sumber kekuatan bersaing berarti menempatkan SDM sebagai kompetensi inti untuk mendapatkan keunggulan bersaing bagi perusahaan.

Tahapan dalam proses perencanaan SDM diawali dengan mempertimbangkan tujuan dan strategi perusahaan. Analisis pekerjaan harus dilakukan pada tahap ini untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan SDM serta dimana pekerjaan dilaksanakan. Hasil dari analisis pekerjaan ini adalah perusahaan memiliki uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja yang baru, yang sesuai denganstrategi pencapaian tujuan perusahaan.

Selanjutnya, perlu dilakukan penilaian terhadap kondisi SDM internal yang akan memberikan informasi kepada perencana tentang:

1)      Pekerjaan yang ada saat ini.

2)      Berapa banyak SDM yang terlibat pada setiap tugas.

3)      Seberapa pentingnya tugas-tugas tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan.

4)      Pekerjaan mana yang membutuhkan penerapan strategi organisasi.

5)      Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang diharapkan.

Berikutnya, melakukan analisis lingkungan eksternal yang memengaruhi penawaran tenaga kerja di pasar kerja. Faktor yang memengaruhi penawaran tenaga kerja yang harus diperhatikan dalam perencanaan SDM:

1)      Pengaruh pemerintah

2)      Kondisi perekonomian

3)      Kondisi persaingan dan posisi perusahaan di pasar

4)      Komposisi tenaga kerja dan pola kerja

Hal ini harus mendapat perhatian yang memadai agar proses penerimaan tenaga kerja yang dilakukan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan SDM perusahaan dan tidak melanggar hukum yang berhubungan dengan penerimaan tenaga kerja ini. Ada beberapa sumber tenaga kerja sebagai alternatif dalam pencarian SDM, antara lain lembaga pelatihan tenaga kerja, perguruan tinggi, bursa kerja, lembaga-lembaga lain yang menyediakan (mempersiapkan) tenaga kerja siap pakai.

Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan SDM, menunjukkan komitmen fungsi SDM secara keseluruhan dalam pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan melalui:

1)      Penentuan kuantitas dan kualitas SDM yang akan mengisi semua formasi didalam perusahaan.

2)      Menjamin tersedianya SDM saat ini dan yang akan datang, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakan dan mempertanggungjawabkannya.

3)      Menhindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4)      Memudahkan koordinasi, integrasi, sinkronisasi pengelolaan SDM sehingga produktivitas kerja meningkat.

5)      Menghindari kekurangan atau kelebihan SDM.

6)      Memberikan pedoman bagi setiap program/aktivitas SDM.

7)      Memberikan dasar untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan.

Manfaat dari perencanaan SDM meliputi:

1)      Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di perusahaan.

2)      Meningkatkan efektivitas kerja.

3)      Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

4)      Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi untuk memegang wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan datang.

5)      Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.

9.2.   Rekrutmen

Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Kegiatan kunci dalam pelaksanaan rekrutmen meliputi:

1)      Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang pada setiap bidang, jenis pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.

2)      Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkembangan kondisi pasar tenaga kerja.

3)      Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif.

4)      Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas SDM yang lain dan dengan kerja sama antara manajer lini dan karyawan.

5)      Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.

6)      Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekrutmennya.

7)      Melakukan tindak lanjut terhadap para karyawan baik yang ditolak maupun yang diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilakukan.

Rekrutmen juga harus memberikan kesempatan yang sama untuk setiap calon tenaga kerja untuk masuk ke dalam perusahaan (tidak diskriminatif). Setiap pelaksanaan rekrutmen harus berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

1)      Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan atas kualitas SDM yang sesuai. Oleh karena itu, rekrutmen harus berpedoman pada analisis pekerjaan, desripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan.

2)      Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan pekerjaan yang tersedia.

3)      Harus dilakukan dengan biaya yang paling minimal (ekonomis).

4)      Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang rekrutmen.

5)      Fleksibilitas.

6)      Pertimbangan-pertimbangan hukum.

9.3.   Seleksi dan Penempatan

Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai pelamar kerja untuk menentukan siapa yang seharusnya diterima menduduki posisi jangka pendek dan jangka panjang. Sedangkan penempatan berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya. Beberapa tujuan khusus yang dapat dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut:

1)      Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khususnya yang telah ditetapkan.

2)      Memastikan bahwa investasi keuangan yang dilakukan pada karyawan (SDM) dapat kembali pada waktu tertentu.

3)      Mengevaluasi, mempekerjakan, dan menempatkan pelamar pada jabatan yang sesuai dengan minat mereka.

4)      Memperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif).

5)      Memperkecil kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari keslahan dlam menerima dan menempatkan karyawan.

6)      Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah ditentukan.

Proses seleksi yang efektif harus berjalan secara:

1)      Akurat, artinya dapat memprediksi kinerja pelamar.

2)      Adil, artinya tidak terjadi diskriminasi.

3)      Meyakinkan, artinya orang-orang yang terlibat dalam seleksi yakin akan manfaat yang diperoleh.

10.  Audit Atas Pengelolaan Sumber Daya Manusia

                        Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing membutuhkan keterlibatan (involvement) secara maksimal peran SDM dalam strategi keunggulan bersaing perusahaan. Pemberdayaan karyawan (employee empowerment) harus menjadi fokus dalam pengelolaan SDM. Pemberdayaan karyawan pada dasarnya adalah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengambil keputusan dan memegang tanggung jawab yang lebih besar baik secara pribadi maupun kelompok dalam mengelola pekerjaannya.

1.         

2.         

3.         

4.         

5.         

6.         

7.         

8.         

9.         

10.         

10.1.        Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

                                     Pelatihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, baik saat ini maupun di masa yang akan datang. Setiap perusahaan membutuhkan pelatihan bagi SDM-nya, maka setiap perusahaan memiliki program pelatihan bagi karyawannya. Agar pelatihan berjalan secara ekonomis, efektif, serta efisien diperlukan identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan yang mana identifikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara:

1.      Menentukan keterampilan apa yang dibutuhkan karyawan agar memiliki kinerja yang baik, sesuai dengan yang dibutuhkan dalam strategi pencapaian tujuan perusahaan.

2.      Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik yang tepat untuk pelatihan

3.      Melakukan proses identifikasi secara terus – menerus yang meliputi penilaian terhadap kursus (pelatihan) yang telah selesai dilaksanakan dan memberikan saran kepada unit bisnis dan manajer untuk pelatihan berikutnya

4.      Menentukan tolak ukur (benchmarking) pada industri yang sama terhadap pelatihan yang dilakukan dan keberhasilannya dalam meningkatkan kinerja karyawan.

Adapun tujuan dari pelatihan dan pengembangan karyawan, secara garis besar adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan kuantitas dan kualitas output

2.      Menurunkan biaya kegagalan produk

3.      Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya

4.      Menurunkan kecelakaan kerja

5.      Menurunkan perputaran karyawan, tingkat absensi, dan meningkatkan kepuasan kerja

6.      Mencegah timbulnya rasa antipati (apriori) karyawan.

Sedangkan efektivitas dari program pelatihan dalam mencapai tujuannya dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:

1.      Validitas Pelatihan

Apakah peserta memperoleh keahlian, pengetahuan, dan kemampuan selama mengikuti pelatihan

2.      Transfer Ilmu Pengetahuan

Apakah keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang diperoleh selama pelatihan dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab.

3.      Validitas Interorganisasional

Apakah kinerja kelompok yang mengikuti program pelatihan di perusahaan yang sama dapat dibandingkan dengan kinerja kelompok sebelumnya? Apakah suatu program pelatihan yang diterapkan pada suatu perusahaan juga berhasil di perusahaan yang lain?

10.2.                    Perencanaan dan Pengembangan Karier

           Pengembangan karier seorang karyawan menunjukkan semakin meningkatnya kemampuan karyawan tersebut dalam memegang tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar dalam pekerjaannya. Untuk dapat memegang tanggung jawab yang lebih besar tersebut seorang karyawan harus memiliki kemampuan yang memadai, baik dalam keterampilan dan keahlian yang sifatnya teknis maupun kemampuan manajerial sebagai seorang pengambil keputusan.

                         Hasil suatu penelitian menyimpulkan bahwa kebutuhan karyawan dalam perencanaan dan pengembangan karier meliputi:

1.      Persamaan Karier (Career Equity)

Karyawan menginginkan adanya kesamaan dalam sistem promosi dan kesempatan untuk meningkatkan karier

2.      Kepedulian Atasan (Supervisory Concern)

Karyawan menginginkan dalam pengembangan kariernya ada peran aktif dari para supervisor dan dapat memberi umpan balik dari prestasi kerjanya

3.      Kesadaran akan Adanya Kesempatan (Awarness of Opportunity)

Karyawan menginginkan adanya kesempatan untuk berkarier

4.      Minat Karyawan (Employee Interest)

Karyawan memiliki keinginan dan tingkat minat yang berbeda – beda dalam meningkatkan kariernya

5.      Kepuasan Karier (Career Satisfaction)

Tingkat kepuasan karier karyawan berbeda – beda tergantung pada berbagai faktor, antara lain usia, kedudukan karyawan yang bersangkutan, dan lain – lain.

Tujuan Perencanaan dan Pengembangan Karier :

1.      Menyelaraskan strategi dan SDM yang dimiliki perusahaan.

2.      Mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan.

3.      Mendukung keberagaman tenaga kerja.

4.      Menurunkan perputaran karyawan.

5.      Mendorong munculnya potensi karyawan.

6.      Meningkatkan perkembangan pribadi.

7.      Mengurangi ketergantungan karyawan pada pihak lain dalam pengembangan kariernya.

8.      Memuaskan kebutuhan karyawan.

9.      Membantu perencanaan tindakan afirmatif.

10.3.                    Penilaian Kinerja

                         Penilaian kerja karyawan pada dasarnya adalah menghubungkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan standar (ukuran) keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk tugas dan tanggung jawab tersebut.

                         Berdasarkan orientasi penilaiannya, tujuan penilaian kinerja dapat dibedakan menjadi dua, yaitu tujuan penilaian yang berorientasi masa lalu dan tujuan penilaian yang berorientasi masa depan. Penilaian kinerja berorientasi masa lalu lebih menekankan pada apa yang telah dicapai karyawan pada suatu periode tertentu dan mengabaikan potensi karyawan yang masih bisa ditingkatkan untuk kinerja di masa depan. Penilaian kinerja yang berorientasi masa depan memiliki beberapa tujuan penting antara lain:

1.    Membantu tiap karyawan untuk semakin memahami tentang peran dan fungsinya di dalam perusahaan.

2.    Membantu karyawan mengerti kekuatan dan kelemahannya dikaitkan dengan peran dan fungsinya di dalam perusahaan.

3.    Meningkatkan rasa kebersamaan antara masing-masing karyawan dengan supervisor, sehingga tiap karyawan memiliki motivasi kerja yang tinggi dalam memberikan  kontribusinya kepada perusahaan.

4.    Membantu mempersiapkan karyawan untuk memegang pekerjaan pada jenjang yang lebih tinggi dengan cara terus-menerus meningkatkan perilaku dan kualitas bagi posisi yang lebih tinggi.

5.    Menyediakan data karyawan secara berkala untuk pengambilan keputusan di bidang SDM. Mengingat begitu pentingnya peran penilaian kinerja di dalam perusahaan, maka suatu program penilaian kinerja harus berjalan secara adil dan fair bagi setiap karyawan serta harus dikelola dengan baik agar secara efektif dapat mencapai tujuannya.

10.4.                    Kompensasi dan Balas Jasa

                         Kompensasi adalah sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti (imbalan) atas kontribusi yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan. Hal ini merupakan salah satu bentuk pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual atas jasa, keahlian atau pekerjaan, dan kesetiaan karyawan kepada bisnis perusahaan. Kompensasi dibedakan menjadi dua kelompok besar yaitu kompensasi finansial dan non-finansial.

10.5.                    Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan dan kesehatan kerja mengacu pada kondisi fisiologis-fisik dan psikologis karyawan yang diakibatkan oleh lingkungan dan fasilitas kerja yang disediakan perusahaan. Perusahaan yang melaksanakan dengan baik program keselamatan dan kesehatan kerja secara signifikan dapat mencegah berbagai kecelakaan kerja atau menderita penyakit tertentu pada karyawannya. Gangguan keselamatan dan kesehatan kerja dapat berupa:

1.    Kecelakaan kerja.

2.    Penyakit yang diakibatkan oleh pekerjaan.

3.    Kehidupan kerja yang berkualitas rendah.

4.    Stres pekerjaan.

5.    Kelelahan kerja.

10.6.                    Kepuasan Kerja Karyawan

           Setiap individu memiliki tingkat kepuasan yang berbeda-beda sesuai dengan sistem nilai yang berbeda pada dirinya. Semakin tinggi penilaian terhadap kegiatan dirasakan sesuai dengan keinginan individu, maka semakin tinggi pula kepuasannya terhadap kegiatan tersebut. Beberapa teori mengenai kepuasan kerja yang telah cukup dikenal antara lain:

1.      Teori Ketidakpuasan (discrepancy theory)

Teori ini mengukur kepuasan kerja seseorang dengan menghitung selisih antara sesuatu yang seharusnya terjadi dengan kenyataan yang dirasakan karyawan.

2.      Teori Keadilan (equity theory)

Teori ini mengatakan bahwa kepuasan tergantung dari ada atau tidaknya keadilan di dalam bekerja. Berdasarkan teori ini kepuasan dipengaruhi oleh input (sesuatu yang mendukung pekerjaan seperti pendidikan, pengalaman, kecakapan, beban kerja, dan sebagainya) vs output (sesuatu yang dianggap bernilai yang diterima karyawan seperti gaji dan kompensasi finansial lainnya, penghargaan, promosi, dan sebagainya).

3.      Teori dua faktor (two factor theory)

Teori ini menganggap kepuasan kerja dan ketidakpuasan sebagai hal yang berbeda dan mengelompokkan karakteristik pekerjaan menjadi dua yaitu satisfies (motivator) dan dissatisfies.

11.  Audit Atas Pengurangan Sumber Daya Manusia

            Perubahan lingkungan bisnis dimana perusahaan harus mampu beroperasi dengan sangat efisien, juga menuntut perusahaan untuk melakukan perubahan dalam organisasinya. Kemungkinan yang sering terjadi adalah kebijakan untuk melakukan rekstrukturisasi yang memungkinkan hilangnya beberapa jabatan karena jabatan tersebut sudah tidak efektif lagi untuk dipertahankan dan fungsi-fungsinya bisa dilaksanakan oleh jabatan lain yang saat ini tetap dipertahankan. Sebagai akibat dari rekstrukturisasi ini, pengurangan tenaga kerja merupakan konsekuensi logis yang harus terjadi.

            Pengurangan tenaga kerja merupakan keputusan yang tidak berdiri sendiri. Berbagai kepentingan perusahaan harus diselamatkan agar perusahaan bisa bertahan hidup (survive) dan ikut bermain dalam persaingan yang sangat tinggi intensitasnya.

            Tindakan PHK yang dilakukan perusahaan akan membawa dampak baik finansial maupun nonfinansial. Dampak finansial berhubungan dengan kewajiban perusahaan untuk membayar pesangon dari tenaga kerja yang di-PHK sedangkan dampak nonfinansial lebih berhubungan dengan citra perusahaan di mata masyarakat atau pelanggannya. Walaupun tenaga kerja terkena pemutusan hubungan kerja, mereka tetap ingin diperlakukan dengan baik (manusiawi). Di samping itu, dalam proses ini perusahaan berkewajiban meminimalkan pengaruh buruk PHK pada tenaga kerja yang mengalami PHK tersebut.