PELAPORAN PENGAUDITAN MANAJEMEN

          Pelaporan adalah bagian akhir dari proses audit manajemen. Pelaporan merupakan pengomunikasian temuan dan rekomendasi auditor untuk meyakinkan manajemen mengenai keabsahan hasil audit melalui suatu laporan komprehensif yang memuat temuan penting yang mendukung kesimpulan dan disajikan dalam bahasa operasioan yang mudah dimengerti.

Cara Penyajian Laporan Audit Manajemen

Ada dua cara penyajian laporan audit manajemen, yaitu:

1. Cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang diperoleh dalam setiap tahapan audit.
2. Cara penyajian yang arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pembaca (pengguna) laporan.

1)      Penyajian Laporan Mengikuti Arus Informasi

   Sesuai dengan tahapan-tahapan audit, auditor mengorganisasikan laporan hasil auditnya berdasarkan apa saja yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit.Seorang auditor memperoleh informasi melalui beberapa tahapan sebagai berikut:

1)      Pengumpulan Informasi latar belakang pada tahap audit pendahuluan.

2)      Menetapkan tujuan audit sesungguhnya (definitive audit objective) berdasarkan hassil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen.

3)      Pengumpulan bukti-bukti audit dan pengembangan temaun berkaitan dengan tujuan audit, pada tahap audit lanjutan.

4)      Menarik kesimpulan berdasarkan bukti-bukti (temuan) audit yang berhasil dikumpulkan.

5)      Merusmuskan rekomendasi.

6)      Menyatakan ruang lingkup audit yang telah dilakukan.

2)      Penyajian Laporan yang Menitikberatkan pada Kepentingan Pengguna

            Umumnya para pengguna laporan lebih berkepentingan terhadap temuan auditnya daripada bagaimana auditor melakukan audit. Dengan demikian dibutuhkan penyajian laporan yang dapat menjawab pertanyaan pengguna laporan dengan cepat, biasanya berupa berupa kesimpulan atas audit. Dalam penyajian ini, auditor mengikuti format sebagai berikut:

1)      Informasi latar belakang.

2)      Kesimpulan audit disertai dengan bukti-bukti yang cukup untuk mendukung kesimpulan audit.

3)      Rumusan rekomendasi.

4)      Ruang lingkup audit.

            Tujuan audit manajemen adalah untuk menemukan kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan berbagai program/aktivitas dalam perusahaan, biasanya pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit (temuan audit) yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan program/aktivitas dalam perusahaan.

1)      Informasi Latar Belakang

            Informasi latar belakang merupakan informasi umum tentang perusahaan dan program/aktivitas yang diaudit. Pada bagian ini auditor harus mampu memberikan gambaran umum tentang tujuan dan karakteristik perusahaan serta program/aktivitas yang diaudit, sifat, ukuran program, serta organisasi manajemennya. Pada bagian ini juga disajikan apa alasan yang mendasari dilakukannya audit manajemen.

2)      Kesimpulan dan Temuan Audit

            Untuk meyakinkan pengguna laporan audit, auditor harus menyajikan temuan-temuan yang diperoleh sebagai pendukung setiap kesimpulan yang dibuat. Kesimpulan dalam audit manajemen selalu dibuat berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh saat melakukan audit, baik itu temuan yang berkaitan dengan kriteria, penyebab, maupun akibat. Dalam menyajikan temuan audit, auditor harus memerhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Judul bab harus mengidentifikasi pokok persoalan dan sedapat mungkin juga arah dari temuan.
2. Pokok-pokok setiap temuan harus diikhtisarkan secara singkat dan harus mengungkapkan kepada pengguna akan adanya uraian yang mendukung dan menjelaskan pokok-pokok temuan tersebut.
3. Auditor harus menggambarkan kepada pengguna laporan tentang hal-hal yang ditemukan baik bersifat negatif maupun positif, apa penyebab dan akibat dari temuan tersebut.
4. Dalam penyajian temuan ini auditor juga harus mempertimbangkan dan mengevaluasi komentar para pihak yang berkaitan dengan progam/aktivitas yang diaudit.
5. Semua penyajian temuan harus diakhiri dengan suatu pernyataan yang menjelaskan sikap akhir auditor atas dasar pertimbangan yang matang terhadap informasi yang diperoleh.

3)      Rumusan Rekomendasi

            Rekomendasi merupakan saran perbaikan yang diberikan auditor atas berbagai kekurangan/kelemahan yang terjadi pada program/aktivitas yang diaudit. Auditor harus memberikan rekomendasi kepada atasan dari pengelola program/aktivitas yang diaudit. Rekomendasi harus disertakan dalam laporan hasil audit. Setiap rekomendasi yang diajukan oleh auditor harus dilengkapi dengan analisis yang menyangkut adanya peningkatan ekonomisasi, efisiensi, atau efektivitas yang akan dicapai pada pelaksanaan program/aktivitas serupa di masa depan atau juga termasuk berbagai kemungkinan kerugian yang akan terjadi pada perusahaan jika rekomendasi tersebut tidak dilaksanakan. Agar mudah dipahami oleh pengguna laporan, rekomendasi seharusnya disusun dengan kalimat yang operasional dan tidak teoritis. Walaupun pelaksanaan rekomendasi tersebut sepenuhnya merupakan kewenangan manajemen perusahaan, sebenarnya auditor juga berkepentingan terhadap dilaksanakannya rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, dalam proses audit komunikasi yang konstruktif harus dilakukan oleh auditor dengan berbagai pihak yang ada dalam perusahaan terutama yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit. Pengomunikasian hasil temuan mutlak harus dilakukan di mana auditor harus mendapatkan komentar yang seimbang berkaitan dengan berbagai temuan dari berbagai pihak yang berhubungan dengan permasalahan-permasalahan tersebut. Sebelum mengajukan rekomendasi final di dalam laporannya, auditor terlebih dahulu mendiskusikannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Dengan demikian diharapkan rekomendasi tersebut diterima dan dilaksanakan dengan penuh komitmen dan tanpa keterpaksaan.

4)      Ruang Lingkup Audit

            Ruang lingkup audit menunjukkan berbagai aspek dari program/aktivitas yang diaudit dan periode waktu dari program/aktivitas yang diaudit oleh auditor. Pada bagian ini juga harus disajikan seberapa mendalam audit tersebut dilakukan. Untuk hal-hal yang tidak masuk dalam ruang lingkup audit ini, sebaiknya tidak disajikan di dalam laporan yang dibuat supaya tidak mengaburkan pemahaman pengguna laporan terhadap hasil audit yang disajikan auditor.

5)      Contoh Laporan Audit Manajemen

Medan, 8 April 2013-04-07

No                   : 013/KAP/IV/2013

Lampiran         : 4 eksemplar

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT. Indojewel

Di Medan

          Kami telah melakukan audit atas Program Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Program Pelatihan Karyawan yang  dilakukan oleh perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya  guna),  dan  efektivitas (hasil  guna).  Program  Pelatihan  Karyawan yang dilakukan  dan  memberikan  saran  perbaikan  atas  kelemahan  keterampilan  karyawan  dalam mengoperasikan mesin baru yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

          Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I   : Informasi Latar Belakang                                                                    

Bab II  : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III            : Rekomendasi

Bab IV            : Ruang Lingkup Audit

          Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama

dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit

ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

                                                                                                              Kantor Akuntan Publik

                                                                                                              Kris Palguna dan Rekan

                                                                                    Dr. Kris Palguna, S.E., M.M., Ak., BAP.

Bab I

Informasi Latar Belakang

PT. Indojewel (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikan tanggal 13 April 1990 oleh para pendiri yang terdiri atas:

1.          Dr. Kevin Suparno

2.          Dr. Cecep Mulyadi

3.          Sandra Gultom

4.          Dr. Steve Handayana

PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri.

Perusahaan  mempekerjakan  1.500  karyawan  tetap  dan  sekitar  750  karyawan  kontrak  yang dipekerjakan  terutama  sebagai  staf  produksi  di  divisi  budidaya  mutiara  dan cleaning service diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp 1,75  triliun untuk membeli peranti keras dan Rp  500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi kedalam satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan.

Perusahaan  karyawan  yang  dilakukan  PT.  Indojewel  bersifat  situasional,  sesuai  dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

          Direktur Utama                                     : Dr. Kevin Suparno

          Direktur Akuntansi dan Keuangan       : Dr. Cecep Mulyadi

          Direktur Pemasaran                               : Dr. Sandra Gultom

          Direktur Produksi                                  : Dr. Steve Handayana

          Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.      Menilai kinerja pelatihan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2.      Menilai ekoniomisasi, efisiensi, dan efektivitas program pelatihan karyawan yang dilakukan perusahaan.

3.      Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam program pelatihan karyawan yang ditemukan.

Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1.      Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu  dilakukan  pelatihan  intensif,  dengan  mempraktikkannya  dilokasi  mesin  tersebut dioperasikan. Sementara  pelatihan  yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di  kelas untuk memahami  petunjuk  tersebut.  Konfirmasi  kepada  manajer  SDM  diperoleh  informasi  tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2.      Perusahaan  tidak  memiliki  rencana  pelatihan  periodik  dan  menentukan  program  pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3.      Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4.      Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).

5.      Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6.      Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a.       Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

b.      Sebesar 12,5%  peserta  menjawab  metode  pelatihan  sesuai  dengan  materi  pelatihan  yang diberikan.

c.       Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.

d.      Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

7.      Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

8.       Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:

1.      Tujuan  pelatihan  dan  pengembangan  karyawan  harus  dirumuskan  secara  jelas  dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a.       Meningkatkan keterampilan karyawan.

b.      Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c.       Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d.       Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

e.       Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

f.       Program  pelatihan  dirumuskan  berdasarkan  hasil  identifikasi  terhadap  kebutuhan  pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a)      Penentuan  jenis  dan  bentuk  keterampilan  yang  dibutuhkan  karyawan  sehingga  mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.

b)      Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c)      Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d)     Melakukan benchmarking pada  industri  yang  sama  yang  lebih  berhasil  dalam  mengelola program pelatihan dan pengembangan.

2.      Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

3.      Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab:

1.      Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual), pada hal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.

2.      Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

3.      Belum  tersedia  suatu  sistem  review  dan  pelaporan  yang  terdokumentasi  tentang  penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4.      Dana  SDM  tidak  mencukupi  untuk  melanjutkan  pelatihan  karyawan  sampai  pada  praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.

Akibat:

1.      Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2.      Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

3.      Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas produk.

4.      Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.

5.      Banyak tercipta produk yang gagal.

6.       Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.

7.      Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Utama dan Manajer SDM

Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian

manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1.      Kelemahan  yang  terjadi  pada  program  perencanaan  pelatihan  yang  tidak  terstruktur  dan dipersiapkan dengan baik.

2.      Kelemahan yang terjadi pada saat dilakukannya proses pelatihan karyawan atas mesin baru

            perusahaan.

3.      Kelemahan yang terjadi karena kurangnya dana SDM untuk meningkatkan pelatihan kejenjang yang lebih tinggi.

          Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.      Perusahaan harus membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan terstruktur serta dipersiapkan dengan baik sehingga program pelatihan dapat berjalan dengan maksimal dan karyawan bisa mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.

2.       Perusahaan  harus  membuat  kebijakan  dalam  hal  penambahan  dana  atau  angggaran  untuk pelatihan intensif dalam mempraktikkan mesin baru perusahaan agar para karyawan dapat lebih terampil mempraktikkan mesin tersebut secara langsung dilapangan.

3.      Perusahaan  harus  melakukan  penilaian  atas  keberhasilan  pelatihan  secara  formal  dan terdokumentasi sebagai pertanggungjawaban atas dilaksanakannya pelatihan sebagai acuan untuk melihat kinerja sejauh mana program pelatihan yang dilakukan.

4.      Manajer SDM harus membuat jadwal program pelatihan karyawan secara jelas khusus serta harus sesuai dengan topik, materi, dan metode pelatihan agar karyawan dapat lebih terampil ketika akan mempraktikkan apa yang telah dilatih.

          Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Program Pelatihan Karyawan dimasa yang akan datang.

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah

Program  Pelatihan  Karyawan  PT.  Indojewel  untuk  periode  tahun 2007/2008.  Audit  kami

mencakup  penilaian  atas  kecukupan  sistem  pengendalian  manajemen  Program  Pelatihan Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.