PENGGUNAAN PERSEDIAAN

Pengguaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada akhir setiap periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang digudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.


Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:

Biaya departemen     XXX


persediaan                        XXX



Bagian yang terlibat:

1. Departemen

2. Gudang

3. Cost control



Dokumen yang digunakan

1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebaban biaya departemen

2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar dan sisa barang

3. Cardex, adalah kartu barang yang meyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat control oleh cost control


Laporan yang Dihasilkan

1. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makan dan minuman

2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard

3. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost

4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perdandingan antara total sales dengan total cost


Prosedur Penggunaan Persediaan

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang

2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian meyerahkan barang dan meminta tanda tangan terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagain gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:

· Cost control, sebagai dasar untuk mencatat pada cardex

· Gudang

· Departemen yang memerlukan barang sebagai arsip

3. Gudang akan memcatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan SR


Potensial Kos

Potensial kos merupakan pengembangan dari system point of sale dalam mengkalkulasi penjualan makan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur pengendalian makan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikelurakan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan

2. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis) kos makan per hari belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makan yang disediakan


Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos persatuan, diperoleh total kos

2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual persatuan, diperoleh penjualan potensial (potential sales)

3. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, dikalikan 100%, maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item


Perhitungan potensial kos makan lebih kompleks dari pada penghitungan kos minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing itrm menu dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet, dan penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar.

Contoh:
Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2004 masing-masing 10 dan 20 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-masing minuman pada tanggal tersebut.
• Vodka
Total kos = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000
Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50%
• Scotch
Total kos = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%