Sistem pelaporan dalam perhotelan

Menjalankan sebuah hotel, seperti halnya menjalankan setiap bisnis lain, selalu berhubungan dengan pengelolaan keuangan. Tanpa pengelolaan uang maka tidak akan ada satu bisnispun yang dapat berjalan dengan sukses. Bisnis yang keuangannya tidak dikelola dengan baik akan mengalami kegagalan.
Untuk menghasilkan dan mengelola uang, hotel harus mendapatkan laba yang cukup agar dapat tetap bertahan sekaligus untuk memastikan bahwa laba ini menghasilkan kas yang cukup untuk membayar semua kewajiban yang jatuh tempo. Oleh karenanya perencanaan laba dan kas adalah sama pentingnya meskipun laba dan kas merupakan dua hal yang berbeda.

Pengendalian Keuangan
Laba dan ketersediaan kas hanya akan dihasilkan apabila hotel memiliki dan melaksanakan pengendalian keuangan yang baik. Pengendalian keuangan tidak lain adalah memahami dimana posisi hotel pada setiap waktu ditinjau dari sudut pandang laba dan kas; merencanakan akan kemana dengan anggaran dan alat-alat yang tersedia; dan memastikan apakah hotel akan dapat mencapai rencana melalui laporan keuangan reguler yang memantau setiap kemajuan yang telah dicapai.

Pengetahuan Akuntansi
Dalam rangka melaksanakan pengendalian keuangan, setiap pengelola hotel harus memahami akuntansi. Namun untuk dapat memahami akuntansi, pengelola hotel tidak perlu harus menjadi akuntan. Pengelola hotel yang memperkejakan akuntansi setiap saat harus melakukan pertemuan dan diskusi dengan akuntan tersebut.
Meskipun hotel yang belum cukup besar untuk mempekerjakan seorang akuntan secara penuh (full time), sehingga kemudian hotel menyewa akuntan paruh waktu (part-time) untuk membantu menyelesaikan pekerjaan akuntansi, pengelola hotel harus sering bertemu dengan akuntan tersebut untuk mendiskusikan jalannya bisnis hotel.


Pentingnya catatan
Kebanyakan pengelola hotel berskala kecil tidak mampu menyelenggarakan pencatatan yang cukup dan kurang memahami dasar-dasar akuntansi sehingga mereka seringkali tidak mengetahui apakah usahanya menguntungkan atau tidak. Untuk memasuki industri perhotelan diperlukan investasi yang tidak kecil dan setiap investasi seharusnya mampu menghasilkan keuntungan. Oleh karena itu, pencatatan yang cukup merupakan langkah yang sangat penting agar dapat memantau perkembangan hasil investasi tersebut.

Pengambilan Keputusan
Para manajer hotel harus senantiasa melaksanakan proses pengambilan keputusan. Kualitas keputusan yang diambil oleh para manajer tersebut akan meningkat apabila ia didukung oleh informasi akuntansi yang relevan. Informasi akuntansi yang tepat digunakan untuk:
Mengukur kinerja operasi berjalan yang berhasil dicapai dan kemudian membandingkannya dengan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti pencapaian persentase tertentu dari biaya tenaga kerja relatif terhadap penghasilan.

Memberikan jawaban atas pertanyaan seperti ini: Berapakah jumlah uang hotel yang saat ini disimpan di bank? Uang manakah yang perlu segera dilunasi di tahun mendatang? Mampukah ekspansi usaha didanai dari sumber yang berasal dari hasil operasi?
Menganalisis kecenderungan penjualan dan biaya sehingga dapat digunakan untuk menyusun rencana yang efektif mengenai penjualan dan biaya di masa mendatang.
Memberikan bantuan dalam rangka menunjang penyusunan anggaran sebagai upaya implementasi strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Keputusan Rutin dan Non-Rutin
Keputusan yang dibuat oleh kebanyakan pengelola hotel pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu keputusan rutin dan non-rutin. Keputusan rutin harus diambil dari hari ke hari berkaitan dengan kegiatan operasi berjalan, seperti berapa banyak pegawai housekeeping harus bertugas pada setiap harinya untuk mengantisipasi suatu volume kegiatan. Informasi historis tentang tingkat hunian yang dikombinasikan dengan reservasi yang telah dibuat dapat membantu pengambilan keputusan tersebut. Untuk keputusan rutin diperlukan suatu sistem yang memungkinkan dihasilkannya informasi penting secara cepat dan akurat.
Jenis keputusan yang kedua adalah keputusan non-rutin, yaitu keputusan yang biasanya berkaitan dengan pertanyaan seperti ini: Haruskah melakukan investasi untuk mendekorasi kamar? Haruskah tarif kamar hotel direvisi? Haruskah memulai operasi bisnis perhotelan yang berikutnya? Jenis keputusan kedua ini umumnya lebih sulit untuk dibuat dan biasanya melibatkan situasi yang lebih serius apabila keputusan tersebut salah.

Sistem Pelaporan
Jenis Laporan
Sistem pelaporan keuangan hotel didasarkan pada pendekatan perilaku (behavioral approach), yaitu dengan memperhatikan tujuan dan motivasi penggunaan laporan. Dengan demikian sistem pelaporan dibedakan menjadi:
1. Laporan akuntansi keuangan
2. Laporan akuntansi manajemen
Bagamanapun, dalam pelaksanaannya terdapat kaitan yang sangat erat antara akuntansi manajemen dengan akuntansi keuangan terutama yang menyangkut masalah sistem akuntansi keuangan, terutama yang menyangkut bagan perkiraan serta prosedur akuntansi keuangan.
Laporan akuntansi manajemen dapat pula berbentuk analisa keuangan atas laporan akuntansi keuangan khususnya yang berkaitan dengan neraca dan laporan laba rugi. Analisa keuangan merupakan salah satu metode yang dapat menunjukkan kekuatan dan kelemahan perusahaan dari berbagai aspek keuangan. Hasil analisa ini diperlukan oleh berbagai pihak baik eksternal maupun internal untuk mengevaluasi kondisi perusahaan serta untuk dapat memprediksi kemampuan perusahaan di masa yang akan datang.

Laporan Akuntansi Keuangan
Laporan akuntansi keuangan disususn berdasarkan SAK, sehingga secara garis besar tidak banyak terdapat perbedaan dengan laporan akuntansi keuangan yang disusun oleh industri lain. Hal yang menjadi ciri utama yang membedakan dengan industri lainnya hanya menyangkut masalah banyaknya jenis pendapatan (meliputi perusahaan dagang, perusahaan jasa, perusahaan manufaktur, dan jasa broker). Demikian juga halnya dengan perhitungan harga pokok yang disesuaikan dengan jenis penjualan tersebut. Analisa laporan keuangan dapat dilakukan dengan berbagai metode antara lain:
Analisis rasio
Analisis horisontal
Analisis vertikal
Analisis sumber dan penggunaan dana
Pengukuran kesehatan dan kinerja keuangan dari berbagai persepsi
Laporan Akuntansi Manajemen
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berkaitan dengan penyusunan laporan akuntansi manajemen seperti:
Laporan akuntansi manajemen tidak terikat pada kaidah yang ditentukan dalam SAK.
Laporan akuntansi manajemen lebih menekankan pada relevansi informasi yang dihasilkan sebagai dasar pengambilan keputusan,
Laporan akuntansi manajemen tidak hanya didasarkan pada data historis tapi juga meliputi penafsiran serta prediksi di masa yang akan datang.
Laporan akuntansi manajemen tidak semata-mata melaporkan informasi dalam satuan unit uang tetapi juga meliputi satuan ukur yang lain.
Adapun yang menjadi tujuan pelaporan akuntansi manajemen meliputi hal-hal sebagai berikut:
Mengukur dan menilai kinerja suatu unit, departemen atau organisasi secara keseluruhan.
Memberikan informasi kepada manajemen secara cepat dan akurat dalam rangka pengambilan keputusan.
Membantu manajemen dalam menentukan atau menyusun perencanaan.
Bentuk Dan Kerangka Laporan Akutansi Manajemen
Laporan akuntansi manajemen pada dasarnya menunjukkan perbandingan antara anggaran dan realisasi. Dengan bentuk seperti ini, pemakai diharapkan mampu memantau secara lebih dini adanya penyimpangan yang terjadi untuk segera mengambil keputusan serta tindakan perbaikan. Dengan demikian laporan akuntansi manajemen memerlukan data proyeksi yang objektif sehingga keputusan yang dihasilkan tidak bersifat bias. Perencanaan/ anggaran yang dibuat merupakan salah satu tolak ukur dalam melakukan penilaian dan pengendalian. Proses pengendalian umumnya terdiri dari beberapa tahap sebagai berikut:
Penentuan pelaksanaan pekerjaan serta tolak ukur keberhasilan suatu pusat pertanggungjawaban.
Pendelegasian wewenang.
Supervisi pelaksanaan.
Pengukuran kerja.
Perbandingan antara anggaran dan realisasi. Selisih antara anggaran dan realisasi diidentifikasi dan diuraikan lebih jauh dengan berbagai metode yang dapat memberikan jalan keluar.
Tahap pengendalian di atas relatif sama dengan pengendalian di setiap industri. Hal yang spesifik adalah terletak pada unit organisasi serta sifat pertanggungjawaban serta tolak ukur keberhasilan yang sesuai dengan struktur organisasi yang ada di hotel. Laporan yang disusun berdasarkan responsibility centre yang ada di hotel diharapkan dapat dipakai untuk mengevaluasi pencapaian target bagi setiap responsibility centre serta mendorong terjadinya peningkatan prestasi.
Laporan Manajemen
Pihak manajemen memerlukan laporan hasil aktivitas dalam suatu periode, di mana laporan ini digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan strategis dan sebagai tolak ukur dalam pengambilan keputusan. Adapun laporan yang dihasilkan meliputi:
a. Laporan departemental, yang menjelaskan tentang hasil aktivasi dalam suatu periode untuk masing-masing departemen operasi dan departemen pendukung (overhead). Laporan ini digunakan sebagai informasi pendukung laporan keuangan.

b. Statistik, yaitu laporan yang memberikan informasi tentang jumlah kamar yang tersedia dijual (room avaliable), jumlah tingkat hunian (room accupied), persentase tingkat hunian (% of occupancy), harga jual kamar rata-rata (average room rate), jumlah tamu yang menginap (number of guest), dan informasi lainnya. Informasi tentang statistik hotel bisa dilihat pada Daily of sales.

c. Laporan keuangan, terdiri dari:

1) Laporan laba rugi (income statement), menjelaskan tentang pendapatan dan beban dari hasil operasi dalam suatu periode.

2) Neraca (balance sheet), yang menjelaskan tentang hubungan antara aktiva, kewajiban dan modal dalam laporan posisi keuangan dari operasi dari operasi pada suatu periode keuangan.

3) Laporan arus kas (statement of cash flow), menjelaskan tentang perubahan dalam posisi kas, baik pada pada sumber maupun penggunaan kas