Pesan Bisnis

1.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1.      Bagian awal terlalu panjang (bertele tele)

Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas

2.      Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis

Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

3.      Informasi penting terlupakan

Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.

4.      Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Butir - butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

            Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima,bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu, mengorganisasikan suatu pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik memiliki beberapa manfaat antara lain :

1.      Membantu audiens memahami pesan

2.      Membantu audiens menerima pesan

3.      Menghemat waktu audiens

4.      Menyederhanakan tugas komunikasi

Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan dengan tiga langkah berikut :

1.      Menetapkan ide/gagasan pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti ataut ema sentral pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan ide/gagasan pokok, yaitu :

·         Brainstorming

·         Minta petunjuk atasan

·         Mengulang kebiasaan

2.      Mengelompokkan ide/gagasasn

Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan, antara bagian-bagian pesan.

3.      Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan. Terdapat dua pola atau pendekatan yang dapat digunakan :

a)      Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-buti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.

b)      Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)

Pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal pesan yang kemudian diikuti oleh ide pokok. Pendekatan Induktif dipergunakan untuk pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (informal) maupun pesan panjang (formal).

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1.      Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2.      Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3.      Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.

4.      Pesan persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

1.2 Memformulasikan Pesan Bisnis

Setelah mengikuti tiga langkah pengorganisasian tersebut di atas, selanjutnya dilakukan penyusunan naskah bisnis. Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

1.2.1.Mengendalikan gaya dan nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan keseluruhan.Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan cirri khas seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan norma-norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosa kata tertentu yang cenderung sama.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati, tidak berkhotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi bisnins tertulis dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut (Quible, et. All, 1996: 27) :

1.      Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, tidak membedakan jenis kelamin, dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.

2.      Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan membingungkan para audiens

3.      Conciseness (ringkas)

Menggunakan kata, kalimat, dan parafraf yang relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir serta tidak mengulang kata yang dirasa tidak terlalu perlu atau penting. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami.

4.      Clarity atau clearness

Kata-kata mudah dimengeti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (koherens)

5.      Concreteness (tepat)

Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

6.      Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian (misalnya, gagal penjualan, rugi waktu, pengembalian barang dsb.)

1.2.2 Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum.Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan.  Panjang dan bentuk paragraf amat bervariasi. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf pendek atau parafraf panjang hingga beberapa halaman. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang.

Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Agar parafraf dapat diatur dalam urutan logis dan terpadu,diperlukan beberapa unsure peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata – kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan minimum, untung dengan rugi, legal dengan illegal).

Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu :

1.      Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

2.      Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

3.      Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

4.      Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5.      Masalah dan penyelesaian : mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

1.3 Penyusunan Pesan Bisnis

Dalam organisasi binis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan berkomunikasi yang rumit dan kompleks. Pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibanding yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativita pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel, tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Namun, terdapat 3 langkah menyusun pesan bisnis yang efektif, yaitu:

1.      Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci meliputi:

·         Penentuan tujuan

·         Analisis audiens

·         Penentuan ide pokok

·         Pemilihan saluran dan media

2.      Penyusunan Pesan

Ide dituangkan ke dalam pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata kata, kalimat, paragraph serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan. Meliputi tahapan:

·         Mengorganisasikan pesan

·         Memformulasikan pesan

3.      Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca dan tata bahasa. Meliputi beberapa kegiatan:

·         Menyunting pesan

·         Menulis ulang

·         Memproduksi pesan

·         Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing masing tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%, menyusun draft dasar 20% dan merevisi 40% dari waktu total.

1.4 Menyunting Pesan (editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

1.4.1 Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Idealnya, naskah pertama dibiarkan selama beberspa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terrhadap isi, organisasi, dan format pesan :

1)      Apakah sudah mencakup semua butir ?

2)      Apakah susunan sudah bertalian secara logis ?

3)      Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik ?

4)      Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada posisi menonjol ?

5)      Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang  ?

6)      Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda ?

7)      Apakah perlu menambahkan sesuatu ?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikaji ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah diringkas dengan baik dan memberikan kesan positif pada penerima.

1.4.2 Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembaca

Setelah puas dengan isi, orghanisasi, dan format pesan, berikutnya dievaluasi gaya dan kemudahan pembacaan. Apakah gayamya sudah menimbulkan nada yang sesuai dengan peristiwa ? Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosakata, panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Perlu dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata-kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

Pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan :

1)      Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif ?

2)      Apakah paragraph memiliki kalimat topic yang jelas ?

3)      Apakah peralihan antara gagasan jelas ?

4)      Apakah terdapat istilah atau jargo yang tidak familiar ?

5)      Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berelebihan ?

6)      Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca ?

1.5 Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “Tidak ada yang disebut menulis – yang ada hanya menulis ulang.” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut (1) hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya, (2) tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu, dan (3) mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata yang meberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap, dan kuat.

1.6 Memproduksi Pesan

Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraph, dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagaian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk mebuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya, Ms.Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

Desain pesan yang efektif akan meberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam meproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut :

·         Konsistensi

Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan marjin, jenis huruf, besar huruf, spasi, dan garis.

·         Seimbang

Supaya desain terlihat menyenangkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antar teks, gambar dan rusng kosong.

·         Terkendali

Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

·         Rincian

Desain yang baik akan member kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan yang ingin ditampilkan akan memengaruhi desain.

1.7 Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Teknologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (what you see is what you get), namun, mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) dengan printer dapat dilakukan m,enggunakan pilihan print quality yang lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, pen\ulisan format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.