Penulisan Pesan

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

            Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) dapat digunakan untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. 

1.2 Rumusan Masalah

a.       Bagaimana penulisan permintaan rutin dan pesan positif ?

b.      Apa yang di maksud dengan Permintaan Langsung (Direct Request) ?

c.       Apa yang dimaksud dengan Berita Baik (Good News) ?

d.      Apa yang dimaksud dengan Pesan dengan Niat Baik (Goodwill) ? 

1.3 Maksud dan Tujuan

a.       Menjelaskan penulisan permintaan rutin dan pesan positif

b.      Membedakan pengertian direct request, good news, dan goodwill

c.       Mengidentifikasi dan menjelaskan contoh direct request, good news, dan goodwill

  

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan Positif

            Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).

            Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan yaitu:

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
• Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa       maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

• Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya. 

2.1.1 Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

       Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

       Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.

       Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

2.1.2 Startegi Penulisan Pesan-pesan Positif

       Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

       Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

• Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan pesan-pesan positif
• Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok
• Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

2.2 Permintaan Langsung (Direct Request)

            Pada umumnya, pesan rutin, berita baik, dan pesan yang berniat baik cukup menarik bagi penerima karena berisi informasi penting untuk melakukan bisnis sehari-hari. Pesan yang tidak memerlukan taktik atau persuasi khusus sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung atau deduktif. Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehati-hari yang bersifat rutin, menarik, dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan sebagai permintaan langsung (direct request).

            Pada bagian awal, disajikan ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta pendukung serta ditutup dengan suatu pernyataan yang tulus atas tindakan yang diinginkan.

A.    Organisasi Direct Request

1.      Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis sesuatu yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat.

2.      Penjelasan Rinci

Penjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama bagian pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima. Teknik lain yang dapat dipergunakan dibagian pertengahan adalah dengan membuat serangkaian pernyataan mulai dari yang bersifat umum sampai khusus. Apabila pernyataan cukup banyak, sebaiknya diberi nomor atau diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan.

3.      Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberiaan goodwill. Untuk mempermudah pembaca, berikan beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon, dan petugas yang dapat dihubungi.

B.     Bentuk-bentuk Direct Request

1.      Permintaan untuk pihak internal

Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan, tetapi beberapa permintaan diperlukan dalam bentuk tertulis agar lebih permanen. Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. Memo memiliki beberapa lkelebihan, seperti memberikan catatan permanen, menghemat waktu, dan menunjukkan apa yang benar-benar ingin dilakukan. Memo bisa dibuat dengan format khusus atau secara bebas.

2.      Permintaan untuk pihak eksternal

Beberapa surat untuk relasi bisnis merupakan permintaan informasi mengenai produk, harga, cara mendapatkan produk, dan lain-lain. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

a.      Pesanan (order)

Permintaan langsung dalam bentuk pesanan seringkali dibuat oleh perusahaan karena perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.

b.      Klaim (aduan)

Konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual. Ketidakpuasan tersebut bisa berkaitan dengan :

·         Pengembalian barang dan permintaan uang kembali

·         Permintaan pengiriman barang baru

·         Penggantian produk rusak

·         Ketidaksesuaian produk dengan pesanan

·         Perbaikan dalam masa garansi

·         Pembetulan atas kesalahan penagihan

·         Pembatalan pesanan

Klaim atau aduan pada umumnya cepat menimbulkan tanggapan, tetapi mudah menimbulkan suasana emosional. Oleh karena itu, sebaiknya klaim disusun secara berhati-hati agar tidak merusak hubungan bisnis.

c.       Permohonan kredit

Sebagian besar perusahaan melakukan bisnisnya dengan dana pinjaman (kredit). Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius dan mampu menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran kemampuan perusahaan untuk mengembalikan kredit tersebut tepat pada waktunya.

d.      Undangan

Perusahaan tidak berdiri sendiri, tetapi berada ditengah-tengah lingkungan bisnis. Perusahaan kadangkala mengadakan kegiatan yang memerlukan partisipasi atau kehadiran pihak luar. Permohonan kehadiran tersebut biasanya dilayangkan melalui surat undangan. Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya mencantumkan ide pokok secara jelas, manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir, dan rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti hari, tanggal, jam, tempat, dan kode/pedoman pakaian (dress code).

2.3 Berita Baik ( Good News)

            Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai dan masyarakat pada umumnya dengan mengirimkan berita baik (good news). Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik (good news) menggunakan pendekatan langsung.

·         Bentuk-bentuk good news yang sering dibuat perusahaan

1.      Good News tentang pekerjaan

Good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji,  dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja.

2.      Good News tentang produk

Good news yng berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem promosi produk (buy 2 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).

2.4 Pesan Dengan Niat Baik (Goodwill)

            Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal dan kekeluargaan dengan para relasi. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik (goodwill) tersebut berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis.

·         Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah :

1.      Ucapan selamat (Congratulation)

Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.

Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan dibagian awal. Hal itu dilakukan untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan. Setelah itu, diuraikan alasan pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik dimasa mendatang.

Contoh :

Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT Ciga Solution mendapat predikat “Best Seller” Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda.

Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen anda.

2.      Penghargaan (Message of Appreciation)

Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima kasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi. Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan penghargaan dan atau ucapan terima kasih kepada individu atau organisasi diluar perusahaan. Misalnya, atas kesediaan mereka dalam menggunakan produk atau jasa perusahaan.

Contoh :

Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan Saudara pada jasa layanan kami.

Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk memberikan kritik atau saran, dan harapan-harapan Saudara di masa mendatang.

3.      Ucapan Dukacita

Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah atau bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka menunjukkan perhatian dan rasa simpatik perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa diawali dengan rasa simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup dengan dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud menyinggung perasaan.

Contoh :

Kami mendapatkan informasi dari berita televise bahwa PT. Abu Bakar mengalami musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut.

Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu Bakar dapat segera beroprasi kembali. 

  

BAB III

KESIMPULAN

Ø  Strategi permintaan pesan rutin : Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan tanya jawab (ask quetions approach). Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

Ø  Penulisan Pesan-pesan Positif : -Ide-ide Pokok yang Jelas , -Penjelasan Rinci. -Penutup Surat

Ø  Permintaan Langsung (Direct Request) : Pada bagian awal, disajikan ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta pendukung serta ditutup dengan suatu pernyataan yang tulus atas tindakan yang diinginkan.

Ø  Berita Baik ( Good News) : Diklasifikasikan menjadi Good News tentang produk , Good News tentang pekerjaan.

Ø  Pesan Dengan Niat Baik (Goodwill) : Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah : Ucapan selamat (Congratulation), Penghargaan (Message of Appreciation), Ucapan Dukacita