PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

            Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.

Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara lain :

1.      Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

2.      Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.

3.       Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.

4.      Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.

5.      Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

PRINSIP – PRINSIP UMUM AUDIT :

            Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini, dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas professional. Prinsip tersebut antara lain:

1.      Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria (peraturan, kebijakan, tujuan, rencana, standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasikan wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.

2.       Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.

3.      Auditor harus mengklarifikasikan ketidaksesuaian yang terjadi antara aktifitas produksi dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untuk peningkatan.

Audit Sumber Daya Manusia

1.      Pengertian Audit Sumber Daya Manusia

Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi)  terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningktkan kinerja dari program/aktivitas tersebut.

Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara:

1)      Menyediakan umpan balik nilai kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dn tujuan perusahaan.

2)      Menilai kualitas praktik, kebijakan dan pengelolaan SDM.

3)      Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan.

4)      Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM.

5)      Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara-cara meningkatkannya.

6)      Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM.

7)      Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.

2.      Kerangka Kerja Audit Sumber Daya Manusia

Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengelolaan SDM dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Dalam hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap pencapai tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan tersebut dan merekomendasikan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan rekomendasi dari hasil audit, perusahaan melakukan perubahan (perbaikan) dan mengevaluasi pengaruh perubahan-perubahan dari hasil audit.

3.      Tujuan Audit Sumber Daya Manusia

Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari dilakukannya audit tersebut, antara lain:

1)      Menilai efektivitas dari fungsi SDM.

2)      Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif dan efisien.

3)      Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.

4)      Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.

5)      Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbgai program/aktivitas SDM.

4.      Manfaat Audit Sumber Daya Manusia

William B. Wertther, Jr. dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari audit SDM antara lain:

1)      Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap organisasi.

2)      Meningkatkan citra profesional Departemen SDM.

3)      Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan Departemen SDM.

4)      Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab Departemen SDM.

5)      Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.

6)      Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM.

7)      Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam praktik SDM.

8)      Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif.

9)      Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM.

10)  Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

PELAPORAN PENGAUDITAN MANAJEMEN

          Pelaporan adalah bagian akhir dari proses audit manajemen. Pelaporan merupakan pengomunikasian temuan dan rekomendasi auditor untuk meyakinkan manajemen mengenai keabsahan hasil audit melalui suatu laporan komprehensif yang memuat temuan penting yang mendukung kesimpulan dan disajikan dalam bahasa operasioan yang mudah dimengerti.

Cara Penyajian Laporan Audit Manajemen

Ada dua cara penyajian laporan audit manajemen, yaitu:

1. Cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang diperoleh dalam setiap tahapan audit.
2. Cara penyajian yang arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pembaca (pengguna) laporan.

1)      Penyajian Laporan Mengikuti Arus Informasi

   Sesuai dengan tahapan-tahapan audit, auditor mengorganisasikan laporan hasil auditnya berdasarkan apa saja yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit.Seorang auditor memperoleh informasi melalui beberapa tahapan sebagai berikut:

1)      Pengumpulan Informasi latar belakang pada tahap audit pendahuluan.

2)      Menetapkan tujuan audit sesungguhnya (definitive audit objective) berdasarkan hassil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen.

3)      Pengumpulan bukti-bukti audit dan pengembangan temaun berkaitan dengan tujuan audit, pada tahap audit lanjutan.

4)      Menarik kesimpulan berdasarkan bukti-bukti (temuan) audit yang berhasil dikumpulkan.

5)      Merusmuskan rekomendasi.

6)      Menyatakan ruang lingkup audit yang telah dilakukan.

Langkah-Langkah Audit

AUDIT PENDAHULUAN

Audit pendahuluan dilakukan dalam rangka mempersiapkan audit lebih dalam. Audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang tentang objek audit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan pelaksanaan audit ini, antara lain:

A. Pemahaman Auditor terhadap Objek Audit

Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan/kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannya. Setiap objek audit memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda – beda sesuai dengan karakteristik dan system pendelegasian wewenang dan diselenggarakannya pada perusahaan tersebut. Untuk menapai tujuannya objek audit menetapkan berbagai program yang pelaksanaannya dijabarkan kedalam berbagai bentuk kegiatan. Dalam pemahaman terhadap objek auit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Auditor harus membuat kesimpulan sementara secara umum atas pemahamannya terhadap objek audit. Auditor harus mengkomunikasikan dengan atasan pengelola objek atau pemberi tugas audit tentang pemahamannya terhadap berbagai program/aktivitas objek audit untuk menghindari adanya kesalahpahaman.

Komunikasi Lintas Budaya

PENTINGNYA KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Komunikasi bisnis lintas budaya adalah proses mengirim dan menerima pesan bisnis antarindividu yang berbeda budaya.  Operasi global akan meningkatkan kebutuhan untuk berkomunikasi dengan budaya asing. Baik berada di negeri sendiri maupun di negara asing, tetap ada kemungkinan untuk bekomunikasi dengan berbagai latar belakang budaya dan bahasa. Interaksi lintas budaya terjadi dalam internal maupun eksternal perusahaan. Dalam komunikasi internal akan menjadi interaksi antarpekerja yang berasal dari berbagai bangsa dan suku bangsa. Sementara dalam komunikasi eksternal, perusahaan akan berhadapan dengan pelanggan, pemasok, investor, dan pesaing dari berbagai negara.

MEMAHAMI BUDAYA DAN PERBEDAAN BUDAYA

Budaya adalah simbol, keyakinan, sikap, nilai, harapan, dan norma tingkah laku yang dimiliki bersama (Boove dan Thill 2003,68). Budaya juga diartikan sebagai konvensi-konvensi kebiasaan, sikap, dan perilaku sekelompok orang (Heart, 2004:125). Semua anggota suatu budaya memiliki asumsi serupa mengenai bagaimana seharusnya berpikir, bertingkah laku, dan berkomunikasi. Mereka cenderung bertindak dengan cara yang serupa sesuai dengan asumsi yang dianut.

Beberapa budaya terdiri atas beberapa kelompok budaya yang beragan dan berbeda. Kelompok budaya utama terdiri atas beberapa kelompok budaya yang cenderung homogen. Kelompok budaya yang cenderung homogen dalam yang ada dalam suatu budaya disebut subbudaya. Misalnya, budaya Indonesia terdiri atas berbagai subbudaya etnik Jawa, Sunda, Bali, Betawi, Batak, Dayak, Sasak, dan lain sebagainya. Selain itu, terdapat kelompok-kelompok masyarakat yang tidak memenuhi kriteria sebagai subbudaya, tetapi memiliki ciri-ciri yang mencolok. Kelompok itu sering disebut subkelompok yang menyimpang. Misalnya, kaum homoseks, waria, pecandu obat bius, dan penganut sekte agama yang dilarang.

            Komunikasi lintas budaya terjadi dalam berbagai aspek situasi, yang berkisar dari interaksi antara orang-orang yang budayanya berbeda secara ekstrim hingga dalam interaksi antara orang-orang yang budayanya sama, tetapi subbudayanya atau subkelompok budayanya berbeda. Besarnya perbedaan antara budaya yang satu dengan budaya yang lain tergantung pada tingkat keunikan masing-masing. Komunikasi lintas budaya yang efektif bergantung pada pemahaman terhadap perbedaan budaya. Selain mempermudah hubungan bisnis, pemahaman terhadap perbedaan budaya sekaligus juga meningkatkan reputasi perusahaan.

Penulisan Pesan

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

            Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) dapat digunakan untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. 

Pesan Bisnis

1.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1.      Bagian awal terlalu panjang (bertele tele)

Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas

2.      Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis

Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

3.      Informasi penting terlupakan

Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide pendukung atau pelengkap.

4.      Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis

Butir - butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

            Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima,bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu, mengorganisasikan suatu pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik memiliki beberapa manfaat antara lain :

1.      Membantu audiens memahami pesan

2.      Membantu audiens menerima pesan

3.      Menghemat waktu audiens

4.      Menyederhanakan tugas komunikasi

Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan dengan tiga langkah berikut :

1.      Menetapkan ide/gagasan pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti ataut ema sentral pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan ide/gagasan pokok, yaitu :

·         Brainstorming

·         Minta petunjuk atasan

·         Mengulang kebiasaan

2.      Mengelompokkan ide/gagasasn

Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan, antara bagian-bagian pesan.